Regulamin

REGULAMIN

VI INTERAKTYWNEJ STUDENCKIEJ KONFERENCJI INTERNISTYCZNEJ

Przypadki i Zagadki

25 maja 2024 r.

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.          Organizatorem VI Interaktywnej Studenckiej Konferencji Internistycznej Przypadki i Zagadki (dalej: „Konferencja”) jest Studenckie Koło Naukowe „Pressor” działające przy Katedrze i Klinice Chorób Wewnętrznych, Nadciśnienia Tętniczego i  Angiologii Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego (dalej: „Organizator”), które ma siedzibę w Warszawie (02-091), przy ul. Żwirki i Wigury 61 w Polsce, o  następujących identyfikatorach: NIP: 5250005828, REGON: 000288917.

2.          Kontakt z Organizatorem jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej przypadkiizagadki2024@wum.edu.pl. 

3.          Wszelkie informacje dotyczące Konferencji dostępne są na stronie internetowej: www.przypadkiizagadki.wum.edu.pl. 

4.          Konferencja ma zasięg krajowy i odbędzie się w dniu 25 maja 2024 r.

5.          Konferencja skierowana jest do studentów, doktorantów, lekarzy oraz pracowników  naukowych zainteresowanych tematyką chorób wewnętrznych.

6.          Językiem obowiązującym podczas Konferencji jest język polski.

7.          Konferencja podzielona jest na sesje naukowo-dydaktyczne dotyczące zagadnień  
w zakresie chorób wewnętrznych, które zostaną określone po kwalifikacji nadesłanych streszczeń przypadków klinicznych.

8.          Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany podziału na sesje tematyczne.

9.          Przepisy niniejszego regulaminu (dalej: „Regulamin”) stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich uczestników.

10.      Przesłanie zgłoszenia do Organizatora jest równoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu przez Uczestnika oraz podmiot delegujący uczestnika na Konferencję.

11.      Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminu Konferencji określonego 
w pkt. 4.

§ 2

REJESTRACJA I ZASADY UCZESTNICTWA W KONFERENCJI

1.          Uczestnictwo w Konferencji dla wszystkich jej Uczestników jest bezpłatne.

2.          Bierni i czynni Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do wcześniejszej rejestracji poprzez udostępniony na stronie internetowej:  www.przypadkiizagadki.wum.edu.pl  oraz profilu publicznym Pressor – SKN Chorób Wewnętrznych, Nadciśnienia Tętniczego i Angiologii WUM portalu społecznościowego Facebook formularz.

3.          Termin rejestracji online na Konferencję dla Uczestnika czynnego upływa w dniu 14.05.2024 roku. Po tym terminie rejestracja online będzie niedostępna dla Uczestników czynnych, chyba że Organizator przedłuży termin rejestracji.

4.          Uczestnikiem czynnym Konferencji (dalej: „Uczestnik czynny”) może być osoba fizyczna, która spełnia łącznie wszystkie kryteria zawarte w Regulaminie. Składają się na nie:

a.     wypełnienie formularza rejestracyjnego przeznaczonego dla Uczestnika czynnego i jego zarejestrowanie w systemie rejestracyjnym online pod adresem:  www.przypadkiizagadki.wum.edu.pl;

b.     zgłoszenie w formularzu rejestracyjnym opisu przypadku klinicznego w postaci jego streszczenia w sposób określony w § 3 Regulaminu i  zaakceptowaniu go przez Organizatora;

c.     zgłoszenie w formularzu rejestracyjnym czterech pytań do publiczności wraz z czterema wariantami odpowiedzi oraz z zaznaczoną prawidłową odpowiedzią i zaakceptowanie ich przez Organizatora;

d.     otrzymanie  od  Organizatora  za  pomocą  sytemu  online potwierdzenia ukończenia rejestracji, w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji, uprasza się o kontakt z Organizatorem na adres przypadkiizagadki2024@wum.edu.pl;

e.     zaakceptowanie postanowień Regulaminu;

f.      zaakceptowanie Polityki Prywatności dostępnej na stronie: www.przypadkiizagadki.wum.edu.pl;

g.     złożenie innych oświadczeń wymaganych w procesie rejestracji.

5.          Uczestnik czynny Konferencji ma możliwość:

a.     interaktywnego uczestnictwa w Konferencji;

b.     wzięcia udziału w dowolnych warsztatach, bez konieczności wcześniejszej rejestracji.

6.          Formularz rejestracyjny dla uczestników czynnych zostanie opublikowany w dniu 29.04.2024 r. Liczba miejsc jest ograniczona.

7.          Uczestnik czynny Konferencji zobowiązuje się do odbycia testowego spotkania na platformie wskazanej przez Organizatora w ustalonym przez Organizatora terminie, celem sprawdzenia poprawności działania sprzętu.

8.          Uczestnikiem biernym Konferencji (dalej: „Uczestnik bierny”) może być osoba fizyczna, która spełnia łącznie wszystkie kryteria zawarte w Regulaminie. Składają się na nie:

a.     wypełnienie formularza rejestracyjnego przeznaczonego dla Uczestnika biernego i jego zarejestrowanie w systemie rejestracyjnym online pod adresem: www.przypadkiizagadki.wum.edu.pl;

b.     otrzymanie  od  Organizatora  za  pomocą  sytemu  online potwierdzenia ukończenia rejestracji, w przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 48 godzin od momentu rejestracji, uprasza się o  kontakt z Organizatorem na adres przypadkiizagadki2024@wum.edu.pl;

c.     zaakceptowanie postanowień Regulaminu;

d.     zaakceptowanie Polityki Prywatności dostępnej na stronie: www.przypadkiizagadki.wum.edu.pl;

e.     złożenie innych oświadczeń wymaganych w procesie rejestracji.

9.          Uczestnik bierny Konferencji ma możliwość:

a.     interaktywnego uczestnictwa w Konferencji;

b.     wzięcia udziału w warsztatach, po uprzedniej rejestracji na wybrane warsztaty. Liczba miejsc dla uczestników biernych warsztatów jest ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń Uczestników biernych.

10.      Formularz rejestracyjny dla uczestników biernych zostanie opublikowany w dniu 29.04.2024 r. Liczba miejsc jest ograniczona, decyduje kolejność zgłoszeń.

11.      Czynni i bierni uczestnicy Konferencji zobowiązują się do posługiwania się prawdziwymi, tj. zgodnymi ze stanem faktycznym i prawnym danymi, w tym danymi osobowymi.

12.      Konferencja odbywać się będzie w formie hybrydowej. 

13.      Uczestnicy, którzy biorą udział w Konferencji online mają dostęp do materiałów po jej przeprowadzeniu do czasu ogłoszenia kolejnego wydarzenia. Materiały, o  których mowa powyżej zostaną umieszczone w  terminie do 30 dni od momentu zakończenia Konferencji na stronie www.przypadkiizagadki.wum.edu.pl. 

14.      Uczestnicy są zobowiązani do uczestnictwa w Konferencji w sposób nieutrudniający i niezakłócający jej przebiegu oraz do niepodejmowania działań niezgodnych z  powszechnie obowiązującymi przepisami prawa lub dobrymi obyczajami, a także działań naruszających dobra osobiste innych Uczestników, osób trzecich oraz Organizatora.

15.      Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, jak również wykonywania poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora.

16.      Organizator może poprosić Uczestników o wyrażenie opinii i poziomu zadowolenia z Konferencji. Anonimowe opinie Uczestników mogą być zbierane w formie ankiet elektronicznych.

17.      Organizator może prowadzić i publikować statystyki dotyczące Konferencji.

18.      Pytania do quizów mogą mieć do 120 znaków. Limit czasu na odpowiedź będzie ustalany indywidualnie do każdego pytania i wynosić może od 5 sekund do 4 minut.

§ 3

WYTYCZNE, REJESTRACJA I KWALIFIKACJA STRESZCZEŃ 

1.     Streszczenia powinny być przygotowane w języku polskim.

2.     Streszczenia powinny dotyczyć przypadków klinicznych z zakresu chorób wewnętrznych i specjalizacji pokrewnych.

3.     Streszczenia zgłaszane na Konferencję nie mogą być wcześniej prezentowane 
w postaci doniesień zjazdowych i publikacji. 

4.     Zgłoszenie streszczenia powinno zawierać:

a.     tytuł składający się z maksymalnie 50 słów, który nie zdradza odpowiedzi 
na zadawane w trakcie prezentacji pytania;

b.     streszczenie podzielone na Wstęp, Opis przypadku i Podsumowanie;

c.     propozycję 4 pytań do publiczności wraz z zaznaczoną prawidłową odpowiedzią;

d.     dane autorów z zaznaczeniem osoby lub osób prezentujących pracę;

5.     Streszczenie nie może przekraczać 250 słów i zawierać rycin, rysunków, wykresów, tabel ani zdjęć.

6.     Termin zgłaszania streszczeń upływa w dniu 14.05.2024 r.

7.     Wszystkie przesłane streszczenia biorą udział w konkursie prac.

8.     Prace oceniane są przez lekarzy specjalistów w dziedzinie chorób wewnętrznych.

9.     Ocenie podlega wartość merytoryczna pracy, sposób opisania danego przypadku klinicznego, a także zgodność formy pracy z regulaminem.

10. Wyniki kwalifikacji zostaną przesłane do autorów na wskazany podczas rejestracji adres e-mail do dnia 16.05.2024 r.

11. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów określonych w pkt. 6 i 10.

12. Uczestnik czynny, który chce wziąć czynny udział w Konferencji musi uzyskać akceptację zgłoszonego streszczenia przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo odrzucenia zgłoszenia bez podania przyczyn.

13. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do podjęcia ostatecznej decyzji o formie prezentacji streszczenia.

§ 4

WARUNKI PREZENTACJI PRZYPADKÓW KLINICZNYCH 

1.     Zakwalifikowane prace mają prawo zostać przedstawione podczas Konferencji w sesji wskazanej przez Organizatora.

2.     Przyjętą formą wygłoszenia pracy jest prezentacja ustna wraz z prezentacją multimedialną przygotowaną w programie Microsoft PowerPoint.

3.     Zakwalifikowane prace będą prezentowane we wskazanym przez Organizatora terminie tj.  od dnia 25.05.2024 r.

4.     Każda z prac może zostać zaprezentowana przez maksymalnie dwóch studentów będących jednocześnie współautorami pracy.

5.     Konferencja będzie transmitowana na żywo przy użyciu platformy wskazanej przez Organizatora.

6.     Uczestnicy czynni zobowiązani są do udostępnienia swojego ekranu z prezentacją multimedialną, głosu oraz wizerunku za pomocą kamery i mikrofonu.

7.     Autorzy trzech najwyżej ocenionych prac otrzymują nagrody rzeczowe, które zostaną przesłane na wskazany przez nich adres.

8.     Na prezentację pracy przez uczestnika czynnego wyznaczone jest 15 minut.

9.     Czas trwania dyskusji po zaprezentowanej pracy wynosi maksymalnie 5 minut.

10. W prezentacji multimedialnej należy uwzględnić 4 pytania do publiczności wraz 
z czterema dystraktorami.

11. Prezentację multimedialną należy wysłać najpóźniej 22.05.2024r. przed planowaną datą Konferencji na adres e-mail przypadkiizagadki2024@wum.edu.pl. 

12. Organizator nie zapewnia autorom prezentującym prace sprzętu ani oprogramowania niezbędnego do zaprezentowania pracy w formie online.

13. Rekomendowane jest korzystanie z szablonu prezentacji przesłanego przez Organizatora do autorów zaakceptowanych prac.

14. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów określonych w pkt. 3.

§ 5

CERTYFIKATY UCZESTNICTWA W KONFERENCJI

1.          Każdy uczestnik po zakończeniu Konferencji, może wystąpić z prośbą o imienny certyfikat uczestnictwa (dalej „Certyfikat”).

2.          Certyfikat zostanie wysłany do zainteresowanych Uczestników na adresy e-mail podane podczas rejestracji.

3.          W przypadku nieobecności Uczestnika podczas Konferencji, Certyfikat nie jest wydawany.

4.          Uczestnik wyrażający chęć otrzymania certyfikatu, zobowiązuje się do powiadomienia o tym organizatorów w dniach 25-29.05.2024 r. poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail: przypadkiizagadki2024@wum.edu.pl, 

§ 6

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:

1.          błędne dane wpisane przez Uczestnika podczas rejestracji na Konferencję;

2.          poniesione straty i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane podaniem nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą rejestracji;

3.          poniesione szkody i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane działaniami lub zaniechaniami osób trzecich, na które Organizator nie miał wpływu;

4.          poniesione szkody i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które zostały spowodowane odwołaniem Konferencji przez Organizatora z powodu siły wyższej, w tym zaostrzenia przepisów lub pogorszenia sytuacji epidemicznej – w  wyniku stanu epidemii (zdarzenia losowe niezależne od Organizatora).

§ 7

WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

1.          Nazwa, program Konferencji, logotypy, grafiki, zdjęcia, pliki audio, video i inne materiały wykorzystywane do promocji Konferencji podlegają ochronie prawnej.

2.          Materiały określone w ust. 1 nie mogą być wykorzystane bez pisemnej zgody Organizatora, w szczególności nie mogą być wykorzystane w połączeniu z produktami lub usługami osób trzecich.

3.          Nagrywanie dźwięku lub obrazu, robienie zdjęć oraz korzystanie z innych mediów podczas prezentacji i panelów dyskusyjnych Konferencji wymaga pisemnej zgody Organizatora. Nagrywanie prezentacji oraz wykonywanie zdjęć slajdów i plakatów wymaga również zgody prowadzącego prezentację.

§ 8

ZMIANY W REGULAMINIE

1.          Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu oraz do jego interpretacji w zakresie dopuszczalnym przepisami prawa. Wszelkie zmiany w regulaminie nie mogą naruszać praw Uczestników. Zmiany te nie wymagają uzasadnienia ze strony Organizatora. 

2.          Wszelkie informacje o ewentualnych zmianach w regulaminie Konferencji zostaną niezwłocznie opublikowane na stronie internetowej Konferencji, a Uczestnicy zostaną poinformowani o zmianach za pośrednictwem wiadomości e-mail.

§ 9

SYTUACJA ZWIĄZANA Z COVID-19

1.          Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji z powodu zaostrzenia przepisów lub pogorszenia sytuacji epidemicznej - w wyniku stanu epidemii 
COVID-19.

2.          Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu Konferencji z powodu zaostrzenia przepisów lub pogorszenia sytuacji epidemicznej - w wyniku stanu epidemii COVID-19.

§ 10

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.          Organizator zastrzega sobie prawo do rozpowszechniania wizerunku Uczestników Konferencji, utrwalonego w formie audio lub na zdjęciach w Internecie, w tym w mediach społecznościowych, w celach promocyjnych i informacyjnych.

2.          Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania w nim zmian, nawet w dniu, w którym odbywa się wydarzenie, w tym ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień. 

3.          Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji z powodu siły wyższej, w tym zaostrzenia przepisów lub pogorszenia sytuacji epidemicznej – w wyniku stanu epidemii (zdarzenia losowe niezależne od Organizatora). 

4.          W przypadku zmiany lub unieważnienia któregokolwiek z postanowień Regulaminu na skutek prawomocnego orzeczenia sądu, pozostałe postanowienia pozostają w  mocy.

5.          Wszelkie  kwestie  sporne  dotyczące  postanowień Regulaminu rozstrzyga dr n. med. Piotr Sobieraj - Opiekun Studenckiego Koła Naukowego „Pressor”.

6.          Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem a Uczestnikami i osobami trzecimi będą w  pierwszej kolejności rozstrzygane polubownie, a następnie przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

7.          W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

8.          Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia jego opublikowania na stronie internetowej pod adresem: www.przypadkiizagadki.wum.edu.pl.